Lead Scoring dengan Formulir: Otomatiskan Kualifikasi Prospek di WordPress

Anda punya 100 prospek di CRM Anda, dan tepat tiga jam sebelum hari Anda berakhir. Siapa yang akan Anda hubungi terlebih dahulu? Orang yang mengunduh ebook Anda minggu lalu? Perusahaan yang mengunjungi halaman harga Anda dua kali? Atau mungkin orang yang mengisi formulir kontak Anda tetapi meninggalkan separuh kolom kosong?

Inilah mimpi buruk sehari-hari bagi pemilik usaha kecil dan tim pemasaran yang minim sumber daya. Anda kebanjiran prospek, tetapi penjualan tetap lesu karena tidak bisa membedakan siapa yang benar-benar ingin membeli dan siapa yang hanya sekadar melihat-lihat. 

Itulah yang penilaian prospek dengan formulir bisa dilakukan. Dan tidak, Anda tidak memerlukan pengaturan bisnis yang mewah untuk membuatnya berhasil. Dalam panduan ini, saya akan menunjukkan cara membuat formulir WordPress yang mendapatkan dan memenuhi syarat prospek, bekerja dengan sistem CRM, memulai otomatisasi cerdas, mengirim prospek panas secara real-time, dan melacak hasilnya.

Bagaimana Penilaian Prospek dengan Formulir Meningkatkan Kualitas Prospek

Apa Itu Penilaian Prospek?

Penilaian prospek mirip dengan proses triase di ruang gawat darurat. Para dokter menilai siapa yang membutuhkan penanganan segera dan siapa yang bisa ditunda. Sistem ini memberikan poin kepada prospek berdasarkan perilaku dan karakteristik mereka, sehingga membantu Anda mengidentifikasi siapa yang sudah siap membeli sekarang dan siapa yang masih perlu dibina.

Satu Reddit pengguna berbagi wawasan berharga ini:

“Menghabiskan banyak waktu tanpa menelepon karena saya pikir akan ada formula ajaib yang bisa saya temukan yang secara ajaib memilih prospek terbaik.“

Sudah sejak lama, mereka meyakini bahwa ada metode rahasia yang dapat membantu mengidentifikasi prospek paling potensial sejak awal. Namun, mereka segera menyadari bahwa menelepon prospek dari urutan teratas daftar, tanpa terlalu banyak berpikir, justru memberikan hasil yang lebih baik.

Reddit lain Pengguna tersebut menyampaikan pandangan serupa mengenai keterbatasan waktu:

“Menurut saya, ketika waktu sangat krusial—misalnya, Anda memiliki 100 prospek dan hanya punya beberapa jam—akan lebih baik jika Anda tahu siapa yang kemungkinan besar akan menjawab YA“

Ini menyoroti poin penting. Ketika waktu terbatas, kemampuan untuk dengan cepat menilai prospek mana yang paling menjanjikan dapat membuat perbedaan besar. Di sinilah penilaian prospek berperan.

Masalah Tanpa Penilaian Skor Prospek

Tanpa penetapan prioritas, Anda sama saja mempertaruhkan waktu Anda. Anda mungkin menghabiskan 30 menit bersama seseorang yang tidak memiliki anggaran sama sekali, sementara calon pelanggan yang memenuhi syarat dan memiliki kebutuhan mendesak justru diabaikan. Sebuah laporan terbaru menemukan bahwa hampir 27% waktu penjualan terbuang percuma karena prospek yang tidak memenuhi syarat.

Manfaat Formulir

Formulir menangkap konteks pada saat minat sedang paling tinggi. Ketika seseorang mengisi formulir permintaan demo atau formulir kontak, mereka mengungkapkan:

• Jabatan dan kewenangan pengambilan keputusan
• Ukuran perusahaan dan potensi nilai kesepakatan
• Garis waktu dan urgensi
• Kisaran anggaran dan daya beli

Manfaat Utama

Ini bukan sekadar kolom basis data; ini adalah sinyal kualifikasi. Ajukan pertanyaan yang tepat dan gunakan jawaban untuk secara otomatis menilai, mengarahkan, dan memprioritaskan prospek sebelum ada yang membuang waktu untuk calon pelanggan yang tidak memenuhi syarat.

Strategi Profiling Progresif untuk Kualifikasi Prospek yang Lebih Baik

Ini adalah kesalahan yang sering saya lihat: bisnis membuat formulir yang tampak seperti permohonan izin keamanan pemerintah. Dua puluh lima kolom isian. Pilihan *drop-down* untuk segalanya. Lalu mereka bertanya-tanya mengapa tingkat konversi mereka buruk.

Seni penilaian prospek dengan formulir adalah dengan mengajukan pertanyaan yang tepat, bukan semua pertanyaan. Alih-alih membanjiri semua orang dengan dua puluh pertanyaan yang sama, formulir Anda beradaptasi berdasarkan apa yang orang katakan kepada Anda. Menjawab satu cara? Anda melihat pertanyaan yang relevan dengan jalur tersebut. Menjawab dengan cara berbeda? Formulir berputar.

Ini disebut profiling progresif, dan itu benar-benar mengubah permainan ketika Anda melihatnya beraksi. 

Dan ketika Anda menggabungkan profiling progresif dengan penilaian prospek dengan formulir, Anda tidak hanya mengumpulkan data, Anda membangun mesin kualifikasi yang bekerja 24/7. Setiap jawaban memberi masukan pada algoritma penilaian Anda, membantu Anda memprioritaskan tindak lanjut secara cerdas.

Mulai dengan yang Tidak Bisa Ditawar

Misalkan Anda mengelola sebuah agensi pemasaran B2B yang hanya bekerja sama dengan perusahaan-perusahaan yang memiliki pendapatan minimal $1 juta. Anda butuh untuk mengetahui ukuran perusahaan. Hal itu bukan sekadar pilihan; ini adalah pertanyaan penyaringan yang dapat menghemat waktu semua pihak.

Pertanyaan kualifikasi yang cerdas memiliki dua tujuan:

1. Mereka membantu kamu menentukan keunggulan dengan tepat
2. Mereka membantu prospek penyaringan mandiri (sehingga calon pembeli yang hanya sekadar melihat-lihat akan tersaring dengan sendirinya)

Skenario Dunia Nyata

Mari kita asumsikan Anda menawarkan solusi manajemen proyek. Pertanyaan kualifikasi awal Anda mungkin:

“Apa yang paling tepat menggambarkan peran Anda?”

• Pemilik Usaha / Pejabat Eksekutif
• Manajer Pemasaran
• Manajer Penjualan
• Pengembang / Pemimpin Teknis
• Lainnya

Seseorang memilih“Pemilik Bisnis?” Formulir Anda kemudian mungkin akan menanyakan tentang ukuran perusahaan, kewenangan anggaran, dan lini masa pengambilan keputusan. Ini adalah sinyal niat tinggi.

Seseorang memilih “Pengembang?” Persona Berbeda. Sekarang Anda bertanya tentang persyaratan teknis, kebutuhan integrasi, dan minat dokumentasi API.

Bentuk yang sama. Jalur kualifikasi yang sama sekali berbeda.

Cara Membuat Formulir Penilaian Prospek dengan Logika Bersyarat

Izinkan saya menjelaskannya kepada Anda menggunakan Bit Form karena sistem ini menawarkan logika kondisional tingkat lanjut untuk penilaian prospek dengan formulir.

Langkah 1: Buat Pertanyaan Dasar Anda

Untuk memulai:

1. Buka dasbor WordPress Anda dan pergi ke Bit Form > Semua Formulir
2. Klik “Buat Formulir” untuk memulai formulir baru

Untuk memulai dari nol, pilih “Formulir Kosong” yang memberi Anda kendali penuh atas desain. Sekarang saatnya menambahkan dasar-dasarnya. Cukup klik atau seret dan lepas bidang apa pun yang Anda butuhkan ke pembuat formulir. Mulailah dengan bidang nama, email, dan nama perusahaan.

Lalu tambahkan bidang dropdown atau radio untuk “Pemilihan Peran”. Ini menjadi titik percabangan Anda, dan Anda juga dapat menetapkan nilai peran untuk penilaian.

Kemudian tambahkan pertanyaan dasar berikut berdasarkan peran:

Untuk Pemilik Bisnis:

• Berapa ukuran perusahaan Anda?
• Berapa linimasa implementasi Anda?

Untuk Eksekutif/Tingkat C:

• Apa tantangan utama yang Anda hadapi dalam peran Anda?
• Apa fokus utama Anda untuk kuartal ini?

Untuk Manajer Penjualan:

• Alat penjualan apa yang sedang Anda gunakan saat ini?
• Berapa target penjualan Anda saat ini?

Untuk Manajer Pemasaran:

• Platform pemasaran apa yang Anda gunakan?
• Apa saja tujuan pemasaran utama Anda untuk tahun ini?

Untuk Pengembang/Pemimpin Teknis:

• Saya menggunakan bahasa pemrograman Python dan berbagai kerangka kerja yang didukung oleh Google.
• Proyek jenis apa yang sedang Anda kerjakan saat ini?

Pertanyaan tindak lanjut ini membantu Anda mendapatkan informasi penting berdasarkan pilihan peran pengguna, yang membantu Anda membuat upaya penjualan atau pemasaran Anda lebih personal dan bermanfaat. Anda juga dapat menambahkan nilai pada setiap pertanyaan untuk penilaian prospek, sama seperti yang Anda lakukan pada pertanyaan sebelumnya.

Langkah 2: Bangun Kolom Bersyarat Anda

Buka panel Logika Bersyarat di Bit Form. Di sinilah Anda akan membuat aturan seperti:

Peran IF Pemilik Usaha“

Lalu Tampilkan: Ukuran Perusahaan, Rentang Anggaran, Linimasa Implementasi, Otoritas Keputusan

Untuk skoring prospek, itu perhitungan lanjutan Fitur-fitur Bit Form memudahkan proses penilaian prospek. Anda dapat dengan mudah menjumlahkan jawaban-jawaban tersebut dalam bidang tersembunyi. Untuk mengaturnya:

1. Tambahkan “Bidang Angka” dan atur sebagai tersembunyi.
   
2. Pergi ke Logika Bersyarat dan buatlah kondisi baru.
   
3. Petakan semua bidang pertanyaan di bawah JIKA kondisi.
   
4. Di bawah LALU kondisi, pilih “Kolom Angka” tersembunyi untuk menyimpan skor.
   
5. Tambahkan pertanyaan untuk penjumlahan, gunakan nilai opsi untuk menghitung skor.

Sekarang, formulir Anda dapat menghasilkan skor secara otomatis saat dikirimkan. Tanpa perlu kode!

Integrasi Formulir dengan CRM untuk Otomatisasi Penilaian Prospek

Form itu sendiri hanyalah pengumpulan data; transformasi terjadi saat Anda menghubungkannya ke CRM Anda dan membiarkan orkestra otomatisasi mulai beraksi. 

Ini di mana Formulir untuk integrasi CRM beralih dari “sekadar bagus untuk dimiliki” menjadi “bagaimana kita bisa hidup tanpanya?” karena tiba-tiba setiap pengajuan formulir menjadi intelijen yang dapat ditindaklanjuti, bukan sekadar alamat email lain yang tersimpan dalam spreadsheet.

Plugin formulir WordPress modern membuatnya lebih mudah dari sebelumnya. Misalnya, Plugin Bit Form mendukung integrasi asli dengan 51+ platform gratis, termasuk banyak alat CRM dan pemasaran populer, semua tanpa memerlukan add-on terpisah.

📝 Keuntungan tambahan adalah dengan memasang Bit Integrations plugin (plugin sejenis dari tim yang sama), Anda dapat memilih Bit Form sebagai pemicu di dasbor Bit Integrations dan hubungkan dengan lebih dari 150+ aplikasi. Ini menjadikannya salah satu opsi paling kuat untuk integrasi lanjutan dengan fungsionalitas formulir WordPress.

Di sini saya akan menunjukkan kepada Anda cara menghubungkan HubSpot dengan Bit Form

Penyiapan dasarnya melibatkan autentikasi (menghubungkan plugin formulir Anda ke CRM Anda). 

Buka pengaturan formulir > integrasi > cari HubSpot

Sekarang ikuti langkah-langkah ini untuk mendapatkan kunci API dan otorisasi

1. Masukkan Nama IntegrasiKetik “HubSpot” di kolom Nama Integrasi.
   
2. Dapatkan Kunci API: Ikuti “Langkah membuat token akses” di bawah catatan.
   
3. Tempelkan Kunci APISalin kunci API yang dihasilkan dan tempelkan di kolom yang tersedia.
   
4. Otorisasi: Klik tombol “Otorisasi” setelah kunci API Anda dimasukkan.
   
5. Klik “Berikutnya”Setelah otorisasi, klik Selanjutnya untuk melanjutkan ke langkah berikutnya.

Pada langkah 2, Anda dapat mengatur tindakan dari daftar tarik-turun. 

Setelah memilih tindakan, Anda akan melihat opsi “Field Map”. Di sinilah Anda perlu memetakan bidang dari formulir Anda ke bidang yang sesuai di HubSpot. 

Kolom “Email” adalah kolom default dan wajib di HubSpot, jadi Anda perlu memetakan kolom “Email” formulir Anda ke kolom ini di HubSpot. Anda memiliki opsi untuk memetakan kolom tambahan dengan mengklik ikon Plus (+). Kemudian klik “Berikutnya.”

Klik tombol “Selesai & Simpan” untuk menyimpan integrasi setelah Anda mengaturnya sesuai keinginan.

Memicu Otomatisasi: Urutan Email dan Pembuatan Tugas

Sekarang setelah formulir Anda menangkap prospek dan CRM Anda menandainya, keajaiban yang sesungguhnya dimulai: otomatisasi. Dua otomatisasi paling berdampak yang dapat Anda siapkan adalah: urutan email dan pembuatan tugas (untuk memberitahukan tim Anda untuk bertindak). 

Dan di sinilah logika bersyarat Bit Form tidak hanya terbatas pada kolom formulir; logika ini mengendalikan apa yang terjadi sesudah pengajuan.

Ini juga menunjukkan betapa ampuhnya formulir perutean prospek. Anda dapat secara otomatis mengirim prospek panas ke tim penjualan Anda, prospek hangat ke urutan penelusuran, dan prospek dingin ke konten edukatif berdasarkan skor yang diberikan oleh logika formulir Anda. Anda tidak perlu melakukan apa pun sendiri.

Pertama, Anda perlu membuat beberapa templat email menggunakan tag pintar, bidang formulir, dan opsi pemformatan.

Setelah itu, ikuti langkah-langkah berikut:

• Arahkan ke pengaturan logika bersyarat formulir Anda.
• Pilih kondisi yang akan digunakan untuk menilai entri sebagai prospek hangat.
• Atur “Efek Aksi” ke “Hanya saat pengiriman formulir” untuk memastikan logika hanya berlaku saat formulir berhasil dikirim.
• Beralihlah “Pemberitahuan Email” opsi untuk mengaktifkan peringatan email.
• Pilih templat email yang ingin Anda gunakan untuk notifikasi.

Membuat Tugas untuk Tim Penjualan Anda (Secara Otomatis)

Berikut adalah kasus penggunaan ampuh lainnya: Pembuatan Tugas Otomatis. Dalam contoh ini, saya akan mengintegrasikan Bit Form dengan Zoho Projects untuk membuat tugas secara otomatis.

Ikuti prosedur yang sama seperti sebelumnya dengan integrasi HubSpot:

1. Pergi ke Pengaturan Formulir.
   
2. Arahkan ke Integrasi.
   
3. Cari Zoho Projects dan pilih itu.

Ini akan memungkinkan Anda membuat tugas untuk tim penjualan Anda berdasarkan pengiriman formulir.

Setelah itu, ikuti langkah-langkah berikut:

• Nama Integrasi: Nama Integrasi.
• Pusat Data: Pilih Pusat Data dari daftar drop-down.
• Kunjungi Tautan Zoho API Console untuk membuat Client ID & Client Secret

Setelah Anda berhasil memasukkan Klien ID & Rahasia Klien Zoho Projects Anda, klik “Otorisasi” untuk melanjutkan.

Pada langkah 2, Anda perlu memilih Portal, Event, dan Project dari daftar dropdown. Setelah itu, Anda akan melihat opsi “Map Fields”. Di sinilah Anda perlu memetakan kolom dari formulir Anda ke kolom yang sesuai di Zoho Projects. Anda juga dapat memilih “Task Actions” dari tindakan yang tersedia. Kemudian klik “Next.”

Setelah Anda mengonfigurasi pengaturan yang diinginkan untuk integrasi, klik “Selesai & Simpan” tombol untuk menyimpan integrasi.

Dan jika Anda ingin membuat tugas hanya untuk prospek panas, ikuti langkah-langkah berikut: 

• Arahkan ke pengaturan logika bersyarat formulir Anda.
• Pilih kondisi yang akan digunakan untuk menilai entri sebagai prospek hangat.
• Atur “Efek Aksi” ke “Hanya saat pengiriman formulir” untuk memastikan logika hanya berlaku saat formulir berhasil dikirim.
• Beralihlah “Integrasi” opsi untuk mengaktifkan integrasi.
• Pilih “Zoho Project” dari daftar integrasi yang muncul.

Laporan Skoring Prospek: Corong, Metrik, dan Wawasan

Di sinilah kebanyakan bisnis gagal. Mereka menyiapkan semua sistem penilaian prospek yang canggih ini, lalu mereka tidak benar-benar melihat hasilnya.

Laporan Anda harus menjawab pertanyaan-pertanyaan ini:

Metrik Corong Konversi

• Berapa banyak pengiriman formulir per sumber?
• Berapa tingkat konversi berdasarkan jenis formulir?
• Berapa banyak kiriman yang dikonversi menjadi prospek berkualitas?
• Apa tingkat prospek ke pelanggan berdasarkan rentang skor?

Wawasan: Jika prospek Anda yang memiliki skor 80+ berhasil dikonversi dengan rasio 30%, tetapi prospek yang memiliki skor 50–79 hanya berhasil dikonversi dengan rasio 3%, Anda pasti tahu persis ke mana harus memfokuskan upaya penjualan Anda.

Metrik Kualitas Prospek

• Skor prospek rata-rata berdasarkan sumber (organik, berbayar, rujukan)
• Waktu dari pengiriman formulir hingga penjualan berdasarkan rentang skor
• Distribusi skor prospek (apakah sebagian besar prospek bernilai tinggi, menengah, atau rendah?)
• Bentuk pertanyaan mana yang berkorelasi terkuat dengan kesepakatan yang tertutup?

Wawasan: Mungkin Anda menemukan bahwa prospek yang menyebut “tantangan integrasi” lebih sering menutup transaksi 60%. Kini Anda tahu bahwa perlu memprioritaskan masalah tersebut dalam pesan pemasaran Anda.

Analisis Kinerja Formulir

Ini khusus untuk formulir Anda sendiri:

• Borang mana yang menghasilkan prospek bernilai tertinggi?
• Berapa tingkat pengabaian per formulir (orang yang memulai tetapi tidak menyelesaikan)?
• Pertanyaan kualifikasi mana yang menyebabkan paling banyak penolakan?
• Apakah formulir penjenjangan progresif berkinerja lebih baik daripada formulir sekali jadi?

Wawasan: Jika formulir 12 kolom Anda memiliki tingkat pengunduran diri sebesar 60%, tetapi formulir 5 kolom Anda memiliki tingkat pengunduran diri sebesar 10%, mungkin Anda meminta terlalu banyak dalam waktu yang terlalu singkat.

Rencana 6 Minggu untuk Mengimplementasikan Penilaian Prospek dengan Formulir

Jika Anda membaca ini dan berpikir, “Oke, saya perlu serius dalam penilaian prospek dengan formulir,” berikut adalah rencana tentang apa yang harus dilakukan setiap minggu.

Minggu 1 – Audit: Tinjau semua formulir Anda saat ini dan identifikasi mana yang benar-benar menghasilkan prospek alih-alih hanya mengumpulkan email. Periksa tingkat konversi prospek-ke-pelanggan Anda saat ini dan lihat di mana prospek gugur. Tanyakan tim penjualan Anda prospek mana yang mereka suka terima dan mana yang membuang-buang waktu mereka. Umpan balik mereka sangat membantu untuk membuat kriteria kualifikasi Anda.

Minggu 2 – Definisikan: Buat Profil Pelanggan Ideal Anda dengan kriteria spesifik seperti ukuran perusahaan, industri, kisaran anggaran, dan jabatan pengambil keputusan. Buat daftar kualifikasi terpenting yang membedakan pelanggan yang cocok dengan yang tidak cocok. 

Tuliskan seperangkat aturan penilaian pertama yang mencakup sinyal demografis, perilaku, keterlibatan, dan niat. Aturan tersebut tidak harus sempurna karena akan Anda tingkatkan berdasarkan data.

Minggu 3 – Bangun: Pilih plugin formulir WordPress Anda untuk menyaring prospek menggunakan formulir WordPress (Bit Form adalah pilihan yang tepat karena menawarkan banyak fitur canggih dan integrasi bawaan secara gratis) dan buat atau perbarui formulir utama Anda formulir penangkapan prospek dengan pertanyaan kualifikasi. Atur integrasi antara formulir Anda dan CRM Anda dengan memetakan bidang dengan benar.

Minggu 4 – Otomatisasi: Buat logika bersyarat untuk formulir perutean prospek sehingga prospek dengan skor tinggi, menengah, dan rendah mengalir ke urutan yang sesuai. Buat urutan email untuk rentang skor yang berbeda. 

Atur otomatisasi tugas untuk tim penjualan Anda sehingga prospek dengan skor tinggi membuat tugas mendesak dengan semua konteks yang disertakan.

Minggu 5 – Uji Coba: Kirim formulir tes dengan kombinasi data yang berbeda untuk memverifikasi bahwa penilaian berfungsi dengan benar di semua skenario. Pastikan notifikasi dan otomatisasi terpicu dengan benar untuk setiap tingkatan penilaian. Minta tim penjualan Anda menguji penerimaan notifikasi dan tugas untuk memastikan mereka mendapatkan informasi yang tepat dalam format yang dapat digunakan.

Minggu 6 – Peluncuran dan Pemantauan: Luncurkan sistem baru Anda dan pantau laporan Anda setiap hari selama minggu pertama untuk menangkap masalah apa pun. Lacak skor prospek, tingkat konversi berdasarkan rentang skor, dan umpan balik tim penjualan. Bersiaplah untuk menyesuaikan aturan penilaian berdasarkan data awal; versi pertama Anda tidak akan sempurna, dan itu tidak masalah.

Menyimpulkannya

Formulir untuk *lead scoring* bukan sekadar fitur “wajib dimiliki” bagi perusahaan besar dengan anggaran pemasaran yang besar. Ini adalah sistem yang berguna dan dapat dikerjakan yang dapat mengubah cara kerja penjualan dan pemasaran.

Saat Anda mendesain formulir dengan kualifikasi dalam pikiran, menghubungkannya ke CRM Anda, dan mengatur otomatisasi yang tepat, prospek yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat dengan pesan yang tepat.

Formulir Anda bisa lebih dari sekadar tempat pengumpulan data. Formulir bisa menjadi garis kualifikasi pertama Anda, mesin penilaian Anda, dan sistem perutean Anda, semuanya dalam satu.

Apakah kamu siap untuk mengubahnya menjadi itu?

Karena pelanggan hebat Anda selanjutnya mungkin sedang berada di luar sana sekarang, bersiap untuk mengisi formulir di situs web seseorang. Lebih baik jika itu situs web Anda, dan lebih baik lagi jika Anda memastikan untuk memperlakukan mereka dengan tepat saat mereka melakukannya.

Tanya Jawab